自由办公－商务成功之路

Free Office ——Business Success

选择一处合适的办公场所不但要考虑它的地段、交通、物业等环境因素，还要考虑房地产经纪公司能否提供优质的后续服务。如果房地产经纪公司和她的供应商有雄厚的实力来给您提供各种现代化办公所需的产品和服务支持，那么选择这样的房地产经纪无疑会给您的商务之路带来美好前景，您的投资也将会有更高的回报。

现代化的办公离不开优质高效的通信网络。北京万利仁行房地产经纪有限公司既是房地产经纪中的佼佼者，又是通信新技术的坚定拥护者。该公司采用了一种充满灵性的方法，不但调动了员工的积极性，使他们愿意更多的走向市场，贴近客户，使公司充满活力，还加强了费用管理，节约了很多场地租赁费和通信设备费，达到了开源节流目的。想看看万利仁行是怎么做的？其实很简单，在实施了北京恒欣永业通信设备有限责任公司的Free Office通信解决方案以后，这个目的就轻而易举地实现了。

一　用户需求分析

万利仁行自1993年成立以来，业务蒸蒸日上，但随之而来的通信管理问题也日益突出，这个问题集中表现在以下三个方面：

1、固定工位　费用过高
为正常开展业务，万利仁行为每位员工配备了固定的工位，但是销售部和服务部的员工经常出差。办公室的工位始终处于非饱和状态，总体使用率大概在70%左右，另外有30%的工位空闲。工作位的空闲意味着浪费的不仅仅是场地租赁费、物业管理费、水电费等每月必须支出的费用，还有诸如电脑、通信设备、办公桌等固定资产的折旧。对于公司新招聘的员工，还得为他们不断添置新的工位。种种费用的不断支出，令公司决策者欲罢不能。

2、通信费用　管理困难
万利仁行取得良好业绩与良好的客户沟通有十分紧密的关系，然而，巨额通信费用困扰着公司的决策者，财务部门也很难根据电信局的电话收费凭证统计每位员工的电话费用，即使员工打出很多与工作无关的电话，公司也得照单全收。同时本应用于工作的时间也被白白地浪费掉了，而公司无从稽考。通信费用和通信时间的透明化迫在眉急。

3、信息获取　复杂繁琐
万利仁行是房地产经纪行业采用IT技术的先行者之一。虽然公司购置了语音信箱，搭建了局域网，配置了邮件服务器和传真服务器，但是各种消息需要通过不同的设备获取，诸多的消息查询起来费时费力，只能用原始的搜索方法，工作效率并不高。

另外，员工到外地出差，通信环境远远不及办公室的条件，获取消息更是不便。销售人员和服务部的员工最了解此时的情景。例如，晚上9:30，在距办公室1000公里外的某饭店，一个销售人员想要知道客户发送到办公室传真机上的合同书内容，他能怎样做呢？碰巧办公室内有加班员工，可以帮他把传真转发到他所在的饭店去的概率又有多大呢？由此看来，集中统一、查询方便的消息处理方式亟需引入。

二 解决方案

正是基于以上用户亟待解决的需求，于2003年恒欣永业公司为万利仁行提供了Free Office通信解决方案，有效地解决了该公司的通信管理问题。

1、节约投资 增强活力
万利仁行共有员工300人，固定在办公室工作的财务人员、行政人员和其他人员有120人，其他180名销售和服务人员需要经常外出，销售和服务部门办公室的工位最高使用率仅为70%，这样至少有30%的工位空闲，也就意味着集团每年要多支付50多个工位的场地租用费和通信设备费。而这50多个工位的费用支出在采用了Free Office之后节约了下来。那么能节约多少呢？

先简单计算一下一个工位的每年的支出。每个工位至少需要5平米的有效空间和一部电话加一个网络接口，每平米的租用费用至少为5元/天，每个通信端口的成本为500-1000元/端口。每减少一个工位就节省5元/平米·天×5平米/工位×365天+800元/通信端口+物业费+其他费用≈15000元/年·工位。50个工位节约的就是15000元/年·工位×50工位=75万元/年。

由于采用了Free Office，员工的办公更加自由充分。每位员工都有自己固定的电话号码，并且该电话号码可以与任一工位上的电话绑定。员工在公司办公时就可以在任何一个工位上办公，当该员工外出时这个工位就可以给别的员工使用。从管理上面来讲，Free Office为万利仁行的销售和服务部门的竞争机制引入奠定了坚实基础，在办公室磨洋工的员工少了，销售部和服务部充满活力，工作效率和服务质量明显提高，销售额也增加不少。万利仁行业已步入商务成功之路。

2、透明话费 加强管理
每位万利仁行员工在程控电话交换机上配备一个个人识别码，即PIN码，它是专为那些在公司交换机覆盖范围内漫游而设立的。

PIN码的一个强劲功能是可使员工可在公司内任意漫游。员工可以在公司内其他不属于自己的分机上输入PIN码后任意拨打市话和长途电话，所有电话费用均计入自己的帐号。PIN码的另一功能是在会议室、咖啡厅等公共场所配备一门电话由数人共用，每人在使用时输入PIN码，电话费分别计入个人帐号。后台的电话计费系统可以为财务部门按分机、姓名或部门统计话费，实现费用管理和控制，并且提高工作效率。

3、统一消息 自由轻松
使用统一消息（UMS）之后，万利仁行所有的消息（语音、电子邮件、传真、文本、在线录音等数据）都可以由一个收信箱做统一的管理。收信箱的内容由桌面PC、任意的电话或者电脑进行存取。不论员工在全国任何一个地点，都可以在桌面PC的Web浏览器上看到这些消息。在收信箱画面中有一行详细显示，点击要看的消息，与消息媒体格式无关，消息会随即显示，并且还可以用语音收听。或者，还可以用电话收听语音消息，也能用语音收听电子邮件或者是传真的文本内容；把选中的电子邮件消息转送到传真机上；把收到的传真转送到附近的传真机上。而且，这些消息还能以短消息的形式发送到员工个人的移动电话上，个人的所有消息在第一时间尽在掌握。

UMS具有使用简单和节省时间等显著的优点，而它给万利仁行带来的益处恰好就在这些看似平凡的地方把语音邮件、电子邮件、传真、文本、在线录音消息等变成单纯的“消息”后，大幅度减少了用于传送手段和方法等耗费的时间和精力，而员工就可以用这些时间和精力去改善消息本身的内容和质量。

UMS系统实现的功能有：

1)智能总机及智能通讯服务
本部分在传统电脑话务员的基础上，应用了国际领先的电话语音识别技术，能够实现自动和人工的灵活切换，提供7*24的全天候服务，实现简单灵活便捷的服务。智能总机的功能有：通过识别拨打者所说的部门、姓名等信息自动转接；通过拨分机号自动转接；人工服务；多语言提示；多种问候设定。

智能通讯录的功能有：通过识别拨打者所说的部门、姓名等语音信息自动查询目标者的分机号、手机、家庭电话等并可自动转接；通过语音菜单及双音频号自动查询目标者的分机号、手机、家里电话等并实现自动转接。

2)语音信箱及语音邮件
语音邮件及信箱系统用于用户的留言管理及播放，系统自动把留言转化为邮件存放于内部邮件系统中（Exchange Server）以便存取。

系统的功能有：留言提取、保留、删除、转发；修改个人问候语及提示音；多种语音提示；修改个人信箱密码。

3)传真信箱及邮件
传真信箱及邮件系统主要是处理个人传真业务，系统功能有：把接收到的传真自动转化为邮件存放于内部邮件系统中（Exchange Sever），自动通知客户；有传真到达，客户可随时在PC机上收取、查看及转发传真；根据设置数据库成批分发传真；客户可以索取所需传真。

4)数字录音系统
用于通话录音及事后回放，不同级别的操作人员对录音的操作权限由系统管理员控制。

5)内部邮件系统
系统中采用Exchange Sever构成内部邮件系统，用于公司内部邮件交流或存放收到的语音、传真、电子邮件等。

6)邮件自动通知及提取
用户无法用内部网络提取邮件信息的情况下，系统可以根据设置情况通过各种通讯手段通知用户，用户可以通过电话提取邮件。本系统中，采用了业内领先的TTS技术（Text To Speech），使得系统可以把电子邮件的内容转化为语音。

7)邮件代理
邮件代理服务用于统一收发邮件及把邮件分发到内部邮件系统的相应个人信箱中，对于不明确的邮件由收发员人工处理。

UMS是使通信和生产效率大幅度提高的新的强大工具。使用了UMS，不用再在各种场合环境下寻找消息，可以把所有的交互集中到一个地方，并且，万利仁行的员工可以使用按键式电话或Web浏览器从国内任何地方存取各自的所有消息。